Senast uppdaterat den 01/08/2023
För många människor kan kundservice vara en avgörande faktor när de bestämmer sig för om de ska stanna kvar hos ett företag eller om de ska lämna det och söka sig någon annanstans.
Ändå behandlar många företag kundservice som ett obetydligt tillägg som kunderna bör vara tacksamma för att de överhuvudtaget får.
Några av de bästa och mest framgångsrika företagen behandlar dock sin kundservice som en viktig tillgång som gör det möjligt för dem att öka sitt produktvärde.
Du bidrar till att säkra kunder för livet och locka till dig nya kunder via ryktesvägen.
Det är väl värt investeringen. Därför har vi sammanställt fem steg som du måste följa för att erbjuda den bästa kundservicen.
1. Var lättillgänglig
Först och främst ska dina kunder snabbt kunna komma i kontakt med din kundtjänst.
Inget avskräcker en betalande kund snabbare än att behöva leta länge efter dina kontaktuppgifter. Med modern teknik borde detta aldrig vara ett problem.
Ha flera kanaler för att kontakta kunden: e-post, telefon, sms, brev.
Många tjänster använder till och med sociala medier som Twitter och Facebook, vilket ökar din närvaro på nätet och visar upp din hängivenhet för andra framtida kunder.
Sådan öppenhet skapar förtroende, och förtroende är lika med lojalitet.
2. Öva. Öva. Öva
Även om många tjänster kan förlita sig på manus och andra formaliserade sätt att ge kundservice, gillar människor att prata med människor.
Om de hade velat ha en maskin skulle de ha tagit kontakt med en sådan.
Din kundtjänstpersonal bör vara fullt utrustad med kunskap om dina produkter eller tjänster och känna till de lösningar som finns tillgängliga.
Om du dessutom låter dem visa lite personlighet – om än på ett professionellt sätt – kan du skapa en mänsklig känsla och hjälpa ditt företag att sticka ut från mängden.
Om någon i teamet har problem med detta kan det vara till stor hjälp att investera i utbildning i mjuka färdigheter, till exempel samtalskontroll, bemötande och konfliktlösning.
3. Erkänn misstag och be om ursäkt
Inget är mer frustrerande och avskräckande än ett företag som vägrar att erkänna sina misstag.
Kunderna förstår att misstag förekommer ibland. Det är visserligen irriterande, men en empatisk och flitig kundtjänst kan vända en negativ situation till en positiv.
Genom att förstå kundens frustration, be om ursäkt för misstagen och åtgärda felet kan kunderna bli nöjda med ditt proaktiva tillvägagångssätt.
4. Sätt kunden i centrum
Sådana uttalanden borde naturligtvis vara självklara. Men för att sätta kunderna först måste man lära känna deras önskemål och behov.
Det handlar om att skräddarsy din service för varje kund, att ha system som kommer ihåg namn och tidigare konversationer, på samma sätt som den lokala läkaren.
Människor vill inte upprepa sin situation varje gång. Om du kommer ihåg den blir de flesta människor positivt överraskade och till och med imponerade.
5. Gör mer än vad som krävs
Sträva inte bara efter genomsnittlig kundservice. Var bäst.
Om du gör mer än vad som krävs kommer dina kunder att höja dig till skyarna.
Kom ihåg att en lojal kund kan bestå livet ut. De är livsnödvändiga för alla företag. En undersökning visade att 86 % av de vuxna i USA är villiga att betala extra för bättre kundservice. Så kom alltid ihåg att det inte är en kostnad, utan en tillgång.