Hur ger man god kundservice via telefon?

Annonser

Att kunna tillhandahålla distanshjälp kan säkert ha många ekonomiska fördelar, men det kan också vara en stor utmaning.

Att ge kundservice via telefon kan ibland vara ett hinder för att skapa en god relation med kunden.

Det finns dock några saker du kan göra för att supporten ska bli lika bra som den skulle vara i verkligheten, vilket vi kommer att se i den här artikeln.

Respekt och empati

Empati och respekt kan tyckas trivialt, men de kan hjälpa en kundtjänstmedarbetare långt i kommunikationen med en kund.

Ofta finns det en tendens att tro att de som arbetar med kundservice bara behöver rabbla samma fraser på ett nästintill automatiskt sätt, nästan som chatbotar, men i verkligheten är det långt ifrån sanningen.

Som människa måste en kundtjänstmedarbetare veta hur han eller hon ska känna empati för den person som sitter på andra sidan luren och som behöver hjälp eller stöd för någon tveksamhet eller något problem.

Det är inte bara så att de frågor som ställs till kundtjänstmedarbetaren ofta skiljer sig åt, utan samma fråga som ställs av två olika användare kan också behöva hanteras på två olika sätt.

Om du till exempel arbetar som vårdgivare på ett företag som säljer elektroniskt material, behöver du troligen andra ord och fraser för att hjälpa en äldre person än för en ung pojke.

Du måste kombinera utmärkt expertis inom ämnet med en personlig förmåga att föra en dialog och förstå användaren som du har kontakt med.

Dessutom måste man lägga till att du måste göra allt på några minuter, och därför måste du vara lugn, tålmodig och hänsynsfull under hela samtalet.

Utbildning och övning är avgörande

I de flesta fall erbjuder företagen själva förberedande kurser för kundtjänstmedarbetarna.

Vikten av dessa kurser bör inte underskattas, både när det gäller det praktiska och tekniska innehållet och när det gäller förmågan att kommunicera.

Om du är osäker eller om det företag som du valts ut till inte erbjuder lämpliga kurser kan du hitta det som passar dig på nätet.

Erfaren och kompetent kundtjänstpersonal erbjuder kurser som lär ut hur man bäst hanterar det här området och du kan hitta både video och skriftligt innehåll för att öka din kommunikationsförmåga via telefon.

Slutgiltiga tips

Sammanfattningsvis kommer erfarenheten att sköta resten. Att begå misstag är mänskligt och med tiden kommer du säkert att lära dig att hantera kundsupport per telefon på bästa sätt. 

Ingen föds med fullständiga kunskaper om kundservice, och precis som i alla andra jobb eller yrken är det viktigt att utföra det under en viss tid för att du ska kunna bli så skicklig och säker som möjligt i din roll.

Försök alltid att skapa en kontakt med kunden och få honom att känna att du förstår hans behov och att du kommer att göra allt du kan för att hjälpa honom.

Om du börjar på rätt sätt och ger ett positivt intryck kan du få ett allt större antal supportsamtal.

Liknande inlägg

Annonser